Rapportering is voor Mathieu een essentieel onderdeel van het beslissingsproces. Een duidelijke en onderbouwde visualisatie van de case of situatie maakt het voor een ondernemer mogelijk om abstract te denken en heldere beslissingen te nemen. Rapportering is ook een manier om efficiënt in dialoog te treden.
In veel meetings wordt er met zogenaamde gekende feiten, vaststaande waarheden en andere niet onderbouwde argumenten gestrooid. Het is dan dikwijls de persoon met de mooiste retoriek die aan het langste eind trekt, waarbij de tijd dan zal uitwijzen wie er uiteindelijk gelijk heeft. Met consistente rapportering vermijd je impulsieve beslissingen en breng je objectiviteit in onderlinge debatten.
Hoe kan je rapportering gebruiken om een resultaatsgedreven organisatie te creëren?
1. Lijn de verantwoordelijkheden en de rollen binnen uw organisatie duidelijk af.
U moet duidelijk voor ogen hebben wat u verwacht van een team/afdeling binnen uw organisatie. Binnen dit team moet het duidelijk zijn wie de verantwoordelijkheid draagt voor de oplevering van het eindresultaat. Deze persoon is de ontvanger/begunstigde van de rapportering.
Voorbeeld: Een salesteam van 5 mensen, 4 verkopers en 1 manager.
2. Vertaal de financiële / kwalitatieve doelstellingen van uw onderneming naar operationele KPI’s.
Eens je duidelijk weet wat je verwacht van het team, kan je de impact van een team op het resultaat bepalen. De output die een team realiseert kan rechtstreeks in verband gebracht worden met het resultaat. Eens de relatie tussen output en resultaat helder is kunnen er KPI’s bepaald worden. Je weet welk resultaat je wenst te behalen, dus weet je ook welke minimale KPI er hier tegenover moet staan.
Voorbeeld:
- Het beoogde resultaat is een brutomarge van 5M€ uit verkoop (specifiek voor dit team).
- De output die dit resultaat beïnvloedt:
– Aantal verkochte eenheden.
– Verkoopprijs van de verkochte eenheden.
– Aankoopprijs van de verkochte eenheden. - De salesmanager is eindverantwoordelijke voor het resultaat.
- De verkopers zijn in theorie onrechtstreeks verantwoordelijk voor 1,25 M€.
- Echter de salesmanager kan deze € target vertalen naar een aantal stuks target en target verkoopprijs.
3. Spreek iedereen aan op zijn operationele KPI’s.
De operationele KPI’s moeten periodiek opgevolgd en gerapporteerd worden. Er zijn idealiter ook voordelen verbonden (individueel en collectief) aan het halen van de KPI’s. Wanneer je dit concreet toepast, krijg je de neuzen in dezelfde richting, weet iedereen waar de verwachtingen liggen én creëer je een proactieve werksfeer.
Voorbeeld:
- Managementteam – bespreking evolutie 5M target.
- Salesmeeting – bespreking aantal stuks evolutie als een team.
- Individuele opvolging – bespreking persoonlijke marge en persoonlijk aantal stuks.
Mathieu is een klankbord bij het opzetten van dergelijke organisatorische structuren. Hij kan de rapportering die hiermee gepaard gaat uittekenen en modelleren. Hij vertaalt de behoefte van de organisatie naar een software leverancier die de BI praktisch opzet.
Andere toepassingen?
Je kunt rapportering niet enkel gebruiken om te evalueren, maar ook om te simuleren. In dergelijk geval gebruikt Mathieu de historische gegevens van een onderneming en schetst verschillende scenario’s. Hier worden de verwachte gevolgen van de mogelijke beslissingen op los gelaten, om een totaal impact op de organisatie/financials/KPI’s te gaan voorspellen.
Waarom niet gewoon een softwareleverancier aanspreken?
Inhoudelijk kun je eigenlijk over alles rapporteren. Van zodra iets kwantificeerbaar is (aantallen, som, scores, intervallen van tot,…) kan er op gerapporteerd worden. Hier ligt dan ook de grootste valkuil. Heel wat ondernemingen kennen heel wat interne rapporten zonder praktisch doel. Er wordt dan heel veel tijd en energie gestopt in het maken van deze rapporten, maar er vloeien geen acties uit.
Softwareleveranciers werken met een Saas (software as a service). Dit wil zeggen dat zij hun waarde zien in het permanent beschikbaar stellen van uw data via hun software. Wat je wilt zien dat moet je als ondernemer specifiek kunnen benoemen of je moet genoegen nemen met hun standaardrapporten.
In veel gevallen leidt dit tot twee mogelijke uitkomsten:
- De output van de rapporten kent geen praktische toepassing.
- De implementatie van de toepassing wordt een lang traject waarbij het initiële budget vele malen wordt overschreden en/of waarbij er maatwerk wordt opgezet die het bij iedere update opnieuw laat afweten.
In sommige gevallen is het ook niet wenselijk om het rapport te modelleren in een softwarepakket omdat het slechts een eenmalige invulling kent. Bv. simulatie van de impact van de loonindex op de kostprijs calculatie van uw producten.
